Régularisation des charges locatives : le décompte annuel

Quand le locataire verse des provisions pour charges, le bailleur les régularise chaque année : il compare les provisions reçues aux charges récupérables réellement payées, puis rembourse le trop-perçu ou demande le complément. Un mois avant, il communique le décompte par nature de charges ; les justificatifs restent ensuite six mois à la disposition du locataire, et un arriéré peut être réclamé pendant trois ans.

• Les charges récupérables sont exigibles sur justification ; payées par provisions, elles se régularisent chaque année.
• Un mois avant, le locataire reçoit le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition.
• Les pièces justificatives restent six mois à sa disposition ; à sa demande, il reçoit le récapitulatif des charges.
• Le bailleur peut réclamer un arriéré, et le locataire un trop-perçu, pendant trois ans ; un rappel tardif se paie par douzièmes si le locataire le demande.
• En meublé et en colocation, le bail peut prévoir un forfait, sans régularisation ; il est obligatoire en bail mobilité.

Rédigé et relu par l'équipe de Réal Group. Mis à jour le 30/10/2026.

Les charges récupérables, « sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification » ; leur liste est fixée par décret (article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987), et seules les charges qui y sont mentionnées peuvent être facturées au locataire (ANIL). Notre guide des charges récupérables en donne la liste ; ce guide-ci explique comment les faire payer.

En meublé et en colocation, le forfait est versé avec le loyer, pour un montant et une périodicité fixés dans le bail, et il « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ». Son montant est fixé en fonction des charges exigibles au titre de l'article 23, peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer, et ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire, ou le précédent, se serait acquitté (article 25-10 ; article 8-1, V). En bail mobilité, il ne peut pas être manifestement disproportionné « au regard du dernier décompte par nature de charges rapporté à la périodicité de versement du forfait » (article 25-18).

Le locataire d'un appartement en copropriété verse 90 € de provisions par mois. À la clôture des comptes de l'immeuble, la part récupérable du logement, d'après la répartition, s'établit ainsi.

Le locataire reçoit ce décompte un mois avant la régularisation, avec le mode de répartition et, pour le chauffage collectif, la note sur son calcul et sur la consommation individuelle du logement (article 23). Si le total avait été inférieur aux provisions, vous lui auriez reversé la différence (fiche Service Public F947). Pour l'année suivante, les provisions peuvent passer à 100 € par mois : la demande est justifiée par les résultats arrêtés lors de cette régularisation (article 23).

La loi précise ce que le bailleur communique au locataire et à quel moment (article 23 ; article 6-2 ; article 6-3).

Gardez la preuve de l'envoi : pour la Cour de cassation, « les charges locatives ne sont récupérables que si le bailleur apporte la preuve qu'il a adressé au locataire le décompte annuel et le mode de répartition » (Cass. civ. 3e, 10 février 2015, n° 13-27.209).

Les provisions « doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation annuelle » (article 23) ; la loi ne fixe pas de date dans l'année, mais le décompte part un mois avant. Lorsque la régularisation « n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande » (article 23) : des charges exigibles en 2025 et régularisées après le 31 décembre 2026 se paient ainsi en douze mensualités, si le locataire le demande, par lettre recommandée avec accusé de réception (fiche Service Public F947, vérifiée le 15 avril 2025).

« Toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer ce droit » (article 7-1). Le propriétaire peut ainsi réclamer pendant trois ans un impayé de charges, et le locataire qui a trop payé se faire rembourser dans le même délai (F947).

La régularisation tardive reste possible, qu'elle vienne d'un oubli, d'une ignorance ou d'une négligence. Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il le considère comme déloyal, brutal et consécutif à une faute du propriétaire ou de son représentant dans l'exécution du bail, par exemple lorsque le locataire avait demandé la régularisation et n'avait pas reçu de réponse (F947).

Lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif, le bailleur procède, au départ du locataire, à un arrêté des comptes provisoire, et peut conserver, si elle est dûment justifiée, une provision de 20 % au plus du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde ont lieu dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble ; « Toutefois, les parties peuvent amiablement convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes » (article 22). Les autres retenues possibles sont dans notre guide du dépôt de garantie.

Si le locataire ne vous rembourse pas les charges que vous avez payées pour son compte, et que le dépôt ne les couvre pas, elles se déduisent de vos revenus fonciers au régime réel, ligne 225 de la 2044, quand elles n'ont pas été remboursées au 31 décembre de l'année de son départ (notice de la 2044) ; voir notre guide des revenus fonciers.

Les charges ne sont exigibles que sur justification (article 23) : le locataire peut consulter les pièces pendant six mois, et, dans l'arrêt de 2015, faute pour la bailleresse d'avoir adressé aux locataires les régularisations annuelles, les charges n'étaient pas justifiées pour les années correspondantes et les provisions versées devaient être restituées (Cass. civ. 3e, 10 février 2015). À l'inverse, une régularisation justifiée est due : le locataire est tenu « De payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus » (article 7, a), et la clause résolutoire vise le « défaut de paiement du loyer ou des charges aux termes convenus » (article 24) : voir notre guide du loyer impayé.

En cas de désaccord, la commission départementale de conciliation est compétente pour « Les litiges relatifs à l'état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations », et le bailleur comme le locataire peuvent la saisir (article 20). Le locataire en difficulté peut aussi demander des délais de paiement, et faire appel, gratuitement, à un conciliateur de justice (fiche Service Public F947 ; F1736, vérifiée le 1er septembre 2025).

Pour les biens qu'il gère, le service gestion de Réal Group fait la régularisation des charges chaque année : elle est comprise dans nos deux formules de gestion, détaillées sur notre page Gestion locative. Parlons de votre bien.

• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 (charges récupérables, provisions et régularisation), version en vigueur depuis le 1er juillet 2021
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 (prescription de trois ans)
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 6-2 (consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire)
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 6-3 (facture d'eau d'un contrat non individualisé)
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7 (obligations du locataire), version en vigueur depuis le 15 juin 2025
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 8-1 (colocation), version en vigueur depuis le 1er juillet 2021
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 20 (commission départementale de conciliation)
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22 (dépôt de garantie)
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 24 (clause résolutoire), version en vigueur depuis le 29 juillet 2023
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 25-10 (charges du logement meublé)
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 25-18 (charges du bail mobilité)
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables
• Code de commerce, article L145-40-2 (charges du bail commercial)
• Service Public : charges à payer par le locataire (F947, vérifiée le 15 avril 2025)
• Service Public : le conciliateur de justice (F1736, vérifiée le 1er septembre 2025)
• ANIL : les charges de la location vide (page lue le 29 octobre 2026)
• Cour de cassation, 3e chambre civile, 10 février 2015, n° 13-27.209 : preuve de l'envoi du décompte annuel de charges (Légifrance)
• impots.gouv.fr : notice de la déclaration n° 2044 des revenus fonciers de 2025 (édition 2026), lignes 211, 225, 229 et 230

Textes consultés sur Légifrance, sur Service Public, sur le site de l'ANIL et sur impots.gouv.fr le 29 octobre 2026, dans leur version en vigueur à cette date. Ce guide informe ; il ne remplace pas le conseil d'un professionnel du droit sur une situation précise.