Budget de charges d'un immeuble tertiaire

Le budget de charges d'un immeuble tertiaire se construit poste par poste, à partir des dépenses de l'exercice écoulé, des contrats en cours et des hausses connues, puis se répartit entre les lots pour fixer les provisions. Nous n'avons trouvé aucun article du code de commerce qui l'impose : ce qui est obligatoire, dans un bail commercial soumis au statut, conclu ou renouvelé depuis le 1er septembre 2014, c'est l'inventaire des charges, l'état récapitulatif annuel et les états de travaux.

• Le budget se construit par catégorie de l'inventaire : dans un bail commercial conclu ou renouvelé depuis septembre 2014, une dépense hors inventaire ne se refacture pas.
• La part des lots vides reste au bailleur, dans un ensemble immobilier, pour les baux conclus ou renouvelés depuis novembre 2014 : elle se budgète.
• Les provisions se calculent sur la quote-part de chaque lot ; le bail en fixe le rythme, et elles se régularisent sur les dépenses réelles.
• Dans un bail commercial soumis au statut, conclu ou renouvelé depuis novembre 2014, l'état récapitulatif part au plus tard le 30 septembre, ou dans les trois mois de la reddition en copropriété.
• En copropriété, le budget prévisionnel des dépenses courantes est voté chaque année, hors dépenses pour travaux.

Rédigé et relu par l'équipe de Réal Group. Mis à jour le 10/11/2026.

Le code de commerce ne parle pas de budget de charges : il parle d'inventaire, d'état récapitulatif et d'états de travaux. Le budget est l'outil qui permet de les tenir.

Ces règles valent pour le bail commercial soumis au statut. Un bail dérogatoire peut y échapper, puisque ses parties dérogent au chapitre du code de commerce qui les contient (article L145-5) ; pour un bail conclu avant ces dates, lisez ses propres clauses. Un inventaire absent a une conséquence directe : le bailleur ne peut pas facturer de charges au locataire, indique Entreprendre Service Public (F32336).

Chaque ligne d'un budget a une base : un contrat, un historique ou un avis d'imposition. Une ligne sans base est une estimation à signaler comme telle.

Le détail ligne à ligne des catégories, et les clés entre locataires, sont dans notre tableau de répartition des charges. Pour les contrôles à inscrire chaque année, voyez les contrôles obligatoires d’un immeuble.

Nous n'avons trouvé aucun article du code de commerce qui impose des provisions ou leur mode de calcul : c'est le bail qui les prévoit et en fixe le rythme. Le calcul tient en une ligne : budget refacturable, multiplié par la quote-part du lot, divisé par le nombre d'appels.

• Un montant réaliste. Trop basse, la provision prépare un rappel important ; trop haute, elle fait porter au locataire une avance sans contrepartie. Elle se réajuste après chaque régularisation.
• Un rythme cohérent avec le loyer. Depuis le 28 mai 2026, le paiement mensuel du loyer est de droit, à la demande du preneur d'un local destiné à une activité de commerce de détail ou de gros ou à des prestations de services à caractère commercial ou artisanal, sous réserve d'absence d'arriérés de loyer et de charges non contestés ; la règle s'applique aux baux en cours (article L145-32-1). Le texte parle du loyer, non des provisions : le bail ou un avenant doit dire si elles suivent le même rythme.
• Une régularisation tenue. Le bailleur qui n'a pas communiqué l'état récapitulatif dans le délai n'est pas tenu de restituer les provisions s'il justifie, le cas échéant devant le juge, de l'existence et du montant des charges exigibles (Cour de cassation, 29 janvier 2026, n° 24-16.270). Il doit aussi adresser au locataire qui les demande les justificatifs, sans se contenter de les tenir à sa disposition (même jour, n° 24-14.982).
• La TVA. Pour une location soumise à la TVA, les remboursements de charges entrent en principe dans la base d'imposition du propriétaire. L'administration admet qu'il les en exclue s'il les inscrit dans des comptes de passage, en rend compte exactement aux locataires et justifie à l'administration de la nature et du montant exact des débours, y compris pour un bail commercial, à l'exception des impositions et redevances ; les provisions peuvent en être exclues si elles sont régularisées au moins une fois par an, faute de quoi elles sont définitivement forfaitaires et taxables (BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 250 à 320). Faites valider ce traitement par votre expert-comptable.

Un immeuble fictif de 2 000 m² exploités compte quatre lots, dont un vide toute l'année. Voici son budget et ce qui a été réellement dépensé.

Le réalisé dépasse le budget de 3 600 €, soit 4 % : le chauffage et l'énergie expliquent l'essentiel. Comparer poste par poste permet de reconduire, de corriger la provision ou d'aller voir le prestataire. Les honoraires de gestion des loyers et les grosses réparations, qui restent au bailleur (article R145-35), ne figurent pas dans ce tableau, limité aux charges réparties entre les lots.

La répartition part de la surface exploitée. Le lot vide ne se répartit pas sur les autres : sa part reste au bailleur.

Les locataires ont versé 81 000 € de provisions sur l'année ; ils doivent 84 240 € au titre du réalisé, soit un complément de 3 240 €. Le bailleur supporte 9 360 € pour le lot vide. L'état récapitulatif annuel en fait la liquidation et la régularisation (article R145-36) : voyez notre guide de la régularisation des charges d’un bail commercial.

Nous n'avons pas trouvé de moyenne publique des charges refacturées dans les immeubles de bureaux de l'agglomération bordelaise, et cette page n'en donne aucune.

Le repère récent le plus proche que nous ayons lu mesure autre chose. Selon les Buzzy Ratios 2026 de l'IDET, rapportés par La Gazette France le 28 octobre 2026, les dépenses d'exploitation des bureaux ont atteint 119 € par mètre carré en 2025, avec notamment 35 € pour l'énergie, 35 € pour la maintenance, 24 € pour la propreté et 21 € pour la sécurité.

Ces chiffres ne nous sont connus que par la presse : l'étude est vendue par l'IDET et nous ne l'avons pas lue. L'article ne précise ni l'échantillon ni la zone, et rien n'indique que ces montants correspondent à des charges refacturées par un bailleur : ils peuvent signaler un poste à regarder, pas fixer un budget. Le repère le plus fiable reste l'historique de votre immeuble, ses contrats et ses consommations.

Le budget de charges couvre la dépense courante. Les travaux relèvent d'un document distinct : l'état prévisionnel de ce que le bailleur envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel, communiqué à chaque locataire lors de la conclusion du bail commercial puis tous les trois ans (article L145-40-2), dans les deux mois de chaque échéance triennale (article R145-37). En copropriété, les dépenses pour travaux dont la liste est fixée par décret sont hors du budget prévisionnel (loi de 1965, article 14-1, II).

La programmation se construit dans un plan pluriannuel de travaux, et les chantiers se suivent comme dans notre guide des travaux d’un immeuble tertiaire.

Sur sa page Property management, Réal Group présente la construction ou la révision du budget annuel, l'optimisation des contrats des prestataires et la lecture des postes sensibles. Présentez-nous votre immeuble.

• Code de commerce, article L145-5 (bail dérogatoire)
• Code de commerce, article L145-32-1 (paiement mensuel du loyer ; version en vigueur depuis le 28/05/2026)
• Code de commerce, article L145-40-2 (inventaire des charges, états des travaux, répartition ; baux conclus ou renouvelés depuis le 01/09/2014)
• Code de commerce, article R145-35 (charges non imputables au locataire)
• Code de commerce, article R145-36 (état récapitulatif annuel)
• Code de commerce, article R145-37 (communication des états de travaux)
• Décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, article 8 (application dans le temps ; JORF du 5 novembre 2014)
• Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-1 (budget prévisionnel ; version en vigueur depuis le 01/01/2023)
• Cour de cassation, troisième chambre civile, 29 janvier 2026, n° 24-16.270, publié au bulletin (état tardif et provisions)
• Cour de cassation, troisième chambre civile, 29 janvier 2026, n° 24-14.982, publié au bulletin (justificatifs des charges)
• BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 250 à 320 (charges locatives et provisions ; version publiée le 11/05/2022)
• Entreprendre Service Public : charges et dépenses du locataire et du bailleur (F32336, vérifiée le 29/05/2026)
• La Gazette France, 28 octobre 2026 : Buzzy Ratios 2026 de l'IDET (dépenses de bureaux observées en 2025)

Versions en vigueur et décisions consultées sur Légifrance le 9 novembre 2026. Ce guide informe ; il ne remplace ni le conseil d'un avocat sur un bail précis, ni celui d'un expert-comptable sur la TVA.