Régularisation des charges d'un bail commercial

Chaque année, le bailleur compare les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles des catégories inscrites à l'inventaire du bail, puis rembourse le trop-perçu ou réclame le complément. Il adresse au locataire un état récapitulatif, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, au plus tard le 30 septembre de l'année suivante, ou dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété si l'immeuble est en copropriété.

• Le bail comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances, avec leur répartition.
• Quand le bail prévoit des provisions, elles se régularisent chaque année sur les dépenses réelles de ces catégories.
• L'état récapitulatif annuel part au plus tard le 30 septembre de l'année suivante ; le locataire peut en demander les justificatifs.
• Les grosses réparations, les honoraires de gestion des loyers et les charges des lots vacants ne se refacturent pas.
• Entre plusieurs locataires, la répartition suit la surface exploitée ; une pondération éventuelle est portée à leur connaissance.

Rédigé et relu par l'équipe de Réal Group. Mis à jour le 02/11/2026.

Depuis la loi du 18 juin 2014, le code de commerce encadre les charges du bail commercial : un inventaire au bail, un état récapitulatif chaque année, une information sur les travaux tous les trois ans (article L145-40-2 ; article R145-36 ; article R145-37).

L'inventaire est le point de départ : si les parties n'ont pas prévu d'inventaire précis et limitatif des charges et des taxes, le bailleur ne peut pas facturer de charges au locataire (fiche F32336 d'Entreprendre Service Public). Ces règles valent pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er septembre 2014 (L145-40-2) et, pour les articles R145-35 à R145-37, depuis la publication du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 ; un bail plus ancien, jamais renouvelé depuis, suit ses propres clauses : seules ses stipulations déterminent les charges qui pèsent sur le preneur (Cour de cassation, troisième chambre civile, 13 février 2025, n° 23-17.978).

Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le bail précise la répartition des charges ou du coût des travaux entre les locataires, et cette répartition est fonction de la surface exploitée. Les impôts, taxes et redevances imputés à chacun correspondent strictement au local qu'il occupe et à la quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation de la chose louée. En cours de bail, le bailleur informe les locataires de tout élément susceptible de modifier la répartition (article L145-40-2).

La répartition peut être conventionnellement pondérée ; les pondérations sont alors portées à la connaissance des locataires. Les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires ne peuvent pas être imputés au locataire (article R145-35) : la quote-part d'un lot vide reste au bailleur.

Le décret du 3 novembre 2014 a fixé la liste des dépenses qui ne peuvent pas être imputées au locataire (article R145-35 du code de commerce) :

• les grosses réparations de l'article 606 du code civil : celles des gros murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des couvertures entières, et celui des digues et des murs de soutènement et de clôture, en entier (article 606), ainsi que les honoraires liés à ces travaux ;
• les travaux qui remédient à la vétusté ou mettent le bien en conformité avec la réglementation, dès lors qu'ils relèvent de ces grosses réparations ;
• les impôts, taxes et redevances dont le bailleur est le redevable légal, sauf la taxe foncière, ses taxes additionnelles et les impôts liés à l'usage du local ou à un service dont le locataire bénéficie ;
• les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers ;
• dans un ensemble immobilier, les charges des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Les travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique sont exclus des deux premières catégories (R145-35).

L'échéance est fixée : l'état récapitulatif annuel est communiqué au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi ; pour un immeuble en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel (article R145-36). Le retard ne fait pas perdre, à lui seul, les provisions au bailleur : celui qui n'a pas communiqué l'état récapitulatif dans le délai réglementaire ou contractuel n'est pas tenu de les restituer s'il justifie, le cas échéant devant le juge, de l'existence et du montant des charges exigibles (Cour de cassation, troisième chambre civile, 29 janvier 2026, n° 24-16.270). Un décompte tardif retarde pourtant le remboursement du locataire ou le complément du bailleur, et oblige à retrouver des pièces anciennes.

Pour réclamer un solde ancien, ou le remboursement d'un trop-perçu, aucun article consacré aux charges du bail commercial ne fixe de délai. La prescription de droit commun est de cinq ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer (article 2224 du code civil) ; le code de commerce fixe à deux ans celle des actions exercées en vertu du statut des baux commerciaux (article L145-60 du code de commerce). Avant d'engager une réclamation qui porte sur plusieurs exercices, faites vérifier par un avocat le délai qui s'applique à votre demande. Le plus sûr reste de régulariser chaque exercice dans l'année qui suit.

Pour les bureaux et les locaux d'activité, Réal Group présente ainsi sa gestion : les baux commerciaux et leurs échéances 3-6-9, les charges, leur refacturation et leur régularisation, un reporting régulier au propriétaire. Son service Property management assure le quittancement des loyers et des charges, le contrôle des obligations légales et réglementaires, un compte rendu mensuel et un bilan annuel détaillé.

En pratique, le gestionnaire tient l'inventaire à jour, prépare le budget et les appels de provisions, classe les justificatifs, établit l'état récapitulatif dans le délai et répond aux demandes de pièces du locataire. Présentez-nous votre immeuble : l'offre est détaillée sur notre page Property management, et le métier dans notre guide du property management.

• Code de commerce, article L145-40-2 (inventaire des charges, état annuel, travaux, répartition ; baux conclus ou renouvelés depuis le 01/09/2014)
• Code de commerce, article R145-35 (charges, impôts et travaux non imputables au locataire)
• Code de commerce, article R145-36 (état récapitulatif annuel, justificatifs)
• Code de commerce, article R145-37 (informations triennales sur les travaux)
• Code de commerce, article L145-60 (prescription de deux ans)
• Code civil, article 606 (grosses réparations)
• Code civil, article 2224 (prescription de droit commun ; version en vigueur depuis le 19/06/2008)
• Cour de cassation, troisième chambre civile, 29 janvier 2026, n° 24-16.270, publié au bulletin (régularisation tardive des charges)
• Cour de cassation, troisième chambre civile, 13 février 2025, n° 23-17.978 (charges d'un bail antérieur à la loi du 18 juin 2014)
• Entreprendre Service Public : charges et dépenses du bail commercial (F32336, vérifiée le 29/05/2026)

Versions en vigueur consultées sur Légifrance le 30 octobre 2026. Ce guide informe ; il ne remplace pas le conseil d'un avocat sur un dossier précis.